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同窓会理事会・幹事会議事録

2017年5月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2017年度幹事会 議事録(抄)

日時 : 2017年4月15日(土) 14:00~16:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 理事:(野口)・武田・(高柳*)・(橘)・阿部・桑木・杉山・八丁地・長谷川・(海老澤)・高間・(中瀬*)・室城・浅香・小野・濱田・鈴木(括弧は今次退任理事。*は幹事としても出席)
会計監査:岩橋
幹事:矢澤(8)、青木(9)、今泉(11)、長谷川(13)、仲田(20)、井波(22)、今関(23)、杉本、筆谷(29)、有村(30)、土屋(33)、真島(35)、辻(41)、沼田(52)、中川(53)、朝日(58)、小野、東野、仲條、中原、東谷、福岡、丸岡、矢田、横山、吉田、吉武、良永(61):計28名(退任理事2名を除く)
オブザーバー:友常(34)

【議題】

  1. 会長挨拶/理事・役員紹介/補充幹事の任命/幹事紹介・オブザーバー出席者紹介
    • 役員の改選(幹事会承認事項)
    • 今回を以て野口会長が退任となるため、その後任として武田副会長、会計監査は引き続き岩橋氏を再任という案の説明と両名の略歴紹介。
    • 役員改選の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
    • 両名より挨拶。合わせて理事の退任、新任に伴う新体制案について説明(新会長による承認手続きを経て改めて案内予定)。
    • 退任役員を代表して野口会長より挨拶、各新任理事より挨拶あり。
  2. 2016年度決算案及び2017年度予算案の承認(幹事会承認事項)
    • 配付資料に沿い昨年度の決算案について説明、会費の納付が3年に一度行われるため、2016年度決算においては、3年間の納付初年度のため会費収入が例年より多い971万円となったこと等を説明。
    • 岩橋会計監査より、決算結果は適切と認められた旨の説明あり。
    • 2017年度予算案について説明。2017年度については、会費納付2年目となるため、過去実績も踏まえて納付額を見積もっていること、名簿の制作を計上していること等を説明。
    • 2016年度決算、2017年度予算の採決を行い、決算案、予算案とも幹事全員が賛成、承認された。
  3. 入会金の改定および2017年度予算案の修正(幹事会承認事項)
    • 同窓会の入会金改定案について説明。現行10,000円となっている会費について、同窓会の財政状況や40年間の据置期間等を踏まえ、15,000円に引き上げることを提案。これにより年間約170万円、3年間で500万円の収支改善が見込まれる。既に学校側には説明し理解を得ている点についても言及。
    • 入会金改定の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
    • これに伴い来年度予算における入会金収入が171万円増加することが見込まれることから、予算案において関連する金額の修正を行い、再度2017年度予算の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
  4. 同窓会名称発表・会則改正の承認(幹事会承認事項)
    • 昨年幹事会にて了承の後、60周年記念行事として昨年度理事会を中心に検討・推進してきた同窓会の新名称について、名称案・オンライン投票結果について説明。新名称を最も得票の多かった「辛夷会」とすることを提案。また新名称を反映した会則改定案が示された。
    • 同窓会の新名称を「辛夷会」とすること、これに伴う会則改正の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
  5. 活動報告および活動予定
    • 配付資料に基づき2016年度業務・活動報告がなされた。
    • 今年度の活動予定について、同窓会総会、懇親会パーティについて説明があり、合わせて61期幹事に当日ボランティア20名程度の募集依頼がなされた。また、辛夷祭における「同窓会ふれあいの部屋」の取り組みについて説明があり、実行委員会の活動予定日、同委員会への参加の呼び掛け、ならびに辛夷祭当日の61期のサポート参加依頼があった。その他、会員活動支援費に関する件、同窓会ネットワーク強化に向けた新規事業(職業・就職に関する就業前の同窓生と社会人同窓生の会合、異業種交流会、同じ趣味を持つ同窓生の活動(同好会)等)、名簿の発行等についての説明があった。
  6. その他
    • 会費納入促進を中心にフリーディスカッションを実施。理事側より同窓会費納入者数の推移と納入率について計数を示し、幹事の意見を募った。主な意見・質問は次の通り(抜粋)。

      納入実績が低迷している30期後半から40期代にどう浸透させるかが課題。

      毎年の納付としてはどうか。例えば年間2,000円⇒十分検討価値があると考えられる。但し現行のやり方で毎年納付する場合には、同窓会側の費用、会員の手間いずれも増えることとなる。3年分納付していた人が、毎年納付に変更後、途中年度で納付を失念すると減収になってしまうという可能性も含め、現行の方法だと課題も多いため、口座振替の導入等、納付方法の変更と合わせて検討していきたい。

      幹事と理事とで同窓会財政に関する切迫感を共有して、メール等を使ってその切迫感を会員に呼びかけたり、Face to Faceで納付を依頼したりして、会員のみなさんに理解してもらう活動を続けることが必要。その際には、3年分だとポケットマネーで払える額を超えているので、1年分でも支払えるようにする、あるいは逆に10年や20年の会費を一括で支払えるようにするという手もある。

      本人が自分の納付状況を把握できていないという問題がある。何らかの形で把握できるようにすべき⇒納付状況の確認は間もなくHPでできるようになる予定であり、近日中に当該機能のリリースを予定している。

      メルマガ等を使って同窓会が取り組んでいる事項について、もっと発信した方がいいのではないか。

      若者の立場から言えば、発信はSNSでやったほうが効果的。因みに61期ではTwitterが比較的普及している⇒Twitter、Facebook、LINE等、SNSの活用は理事会としても考えていく。

      高校生に対して、招来の就業に関する相談に乗ってあげる等により、同窓会の意義を若い人が感じてくれて、会費を納めるインセンティブが高まるのではないか。これからの人たちにアピールするためにも現役高校生との繋がりを考えるべき⇒まずは同窓会内でのネットワークづくりからスタートし、その後で現役高校生について検討する。

      この場で出された意見を踏まえ、理事会で具体的な対応策を検討していくこととした。

以上にて閉会となり、61期の代表幹事を決定し、幹事、理事、サポーター、事務局のメンバーによる懇親会を開催。

書記 / 鈴木

2017年5月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2016年度3月定例理事会議事録(抄)

日時 : 2017年3月11日(土) 14:00 ~ 16:00
場所 : 附高1階会議室
出席 : 野口・真保・高柳・橘・阿部・海保・武田・小笠原・杉山・長谷川・海老澤・中西・室城・中瀬・姜・鈴木
(新理事候補として、桑木(11F)、八丁地(12D)、衞藤(12D)、小野(25H)の4名が参加。また広報のサポーター、辻(41F)がオブザーバーとして参加。)

【議題】

議事に先立ち、野口会長(会長として最後の理事会)挨拶

  1. 来年度予算案
    • 事務局業務委託料(月額11,000円の1年分)を総務費に加え修正。修正後の最終案については、4/13までにホームページにアップすべく、準備を進める。
    • 予算中会費収入見込みの300万円は、前3年会費納入期間の2年目の実績255万円を上回っている。
    • 1年目の会費が200万円程度前回より減収となっていることから、納入率強化に向けた取り組みが必要。未納者に対して、各自がメール等で納付を働きかけていくこととした。
  2. 次回幹事会について
    • 議題の確認
      ①役員改選
      ②28年度決算、29年度予算承認
      ③入会金引上げ承認
      ④同窓会名称変更に係る会則改正案
      ⑤活動報告・活動予定報告
      このうち④について、名称を第1条にどう規定するかについて議論の結果、「本会は、◯◯◯◯と称する」というシンプルな形とすることとした。
    • ⑤については、長谷川副会長が準備し幹事会で報告する。
    • 名目上指名されている幹事に加え、意欲旺盛な方々への参加を可能な範囲で呼びかけることとし、幹事への連絡メールには「代わりに出席可能な方をご存知である場合は、その方に出席を依頼していただき、当日会長から幹事に指名の上、審議に参加しいただきます。」という趣旨の内容を付加する。サポーターの方も幹事又はオブザーバーの立場でできる限り出席していただく。
    • 毎年行っているディスカッションとして、今年は「会費納入率向上」について意見交換を行う。
    • 立食形式の懇親会を行う。
  3. 同窓会の名称募集
    • オンライン投票を開始後まだ2~3日間だが、開始後1日経過した時点で既に300件程度の投票があった。
  4. 理事会運営関連
    • 理事会メールアドレスの編成について説明あり。
    • 提示された4つの実施検討項目(1.理事全員によるドメインメールの取得、2.担当ごとのグループメールアドレスの作成、3.理事会のグループアドレスの新設、4.未使用のメールアドレス3種類の廃止)については、1以外は実施することとし、1は当面実施の必要性が少ないことから希望者のみ実施とした。
    • 新しい理事の役割、担当について一部について決め、その他は会長から打診することとした。
    • 辛夷祭実行委員会について、来年度は杉山理事を委員長とすることに決定。
    • 事務局への委託の覚書文案についての説明あり
  5. 会費関連
    • 入会金の値上げについては既に学校側への説明・調整はほぼ終わっており、幹事会の議決を経て発効する予定。
    • 会費の値上げ、支払い方法については、会費納入サイクルが新しくなる2019年度に徴収する分より、口座振替を導入する方向で検討する。
    • 他の団体で、口座振替により財政が好転した例について説明あり。入会金の値上げに伴い、会費についても値上げ検討が必要になるが、会費を年会費制に改めた上で、従来どおりの振込による場合は2,000円、口座振替の場合には1,500円(実質値下げ)とすることなども考えられる。また、総会などイベントの申し込みも、Paypalや振込の活用など、集金の効率化も含め整理することとなった。
  6. その他
    • 3/29の午後5時からサンケイホールにて次期総会の打ち合わせを実施予定。
    • 来年度の理事会開催は、原則として毎月第二土曜日の午後4時から、附高共同研究室にて(5/13、6/10、7/8、9/2、10/14、11/11、12/9、1/13、2/17、3/10)。4月は幹事会であり、8月は理事会を開催せず。最終的なスケジュールは、学校の都合を確認した上で確定する予定。

次回の定例理事会は2017年5月13日(土) 16:00から附高共同研究室にて開催予定。

書記 / 鈴木

2017年3月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2016年度2月定例理事会議事録(抄)

日時 : 2017年2月18日(土) 16:00 ~ 18:15
場所 : ラ・モリーユ
出席 : 野口、武田、長谷川、杉山、阿部、小笠原、中西、中瀬、室城

【議題】

  1. 来年度予算案来年度予算案について
    • 新規活動は、会員活動支援費の予算を活用して運営する。当面の活動は、医師、法律家など既存グループに、就活中の若手同窓生を交えた会合などを実施。
    • 会員活動支援費制度については、制度継続を承認する(毎年度判断)。
    • 予算案中、額が未定の項目は、
      収入の部:会費300万円、行事収入100万円、受取利息1000円、雑収入(名簿負担金)100万円、雑収入(グッズ売上)10万円
      支出の部:行事費(総会)250万円、総会幹事会通知通信費3万円、備品費0円、グッズ売上全額寄付10万円 とする。
    • 会費納入期限3か月というのは短いとの指摘があったが、手数料が嵩むことからやむを得ないという結論。また、高齢会員の会費検討の必要性が指摘された。
  2. 次期幹事会について
    新役員、出席希望の旧役員の出席のもとに開催
    • 議題の確認
      ① 役員改選
      ② 平成28年度決算及び平成29年度予算案の承認
      ③ 入会金改訂についての承認
      ④ 同窓会名称の公募結果に基づく会則改正の承認
      ⑤ 同窓会活動報告及び活動予定報告
      (総会・辛夷祭の説明に際し、新卒代表幹事を中心に、新卒会員から手伝いを出してもらうことを依頼)
      なお、議題、会長候補者略歴は準備でき次第HPにアップ。決算及び予算案資料については、幹事会の直前にHPに掲載。
    • 案内状は原則電子メール。メルアドが分からない幹事のみハガキで案内する。
    • 開催場所は、「幹事の出席を増やすために交通の便の良いところで」という提案があったが、例年どおり附属高校1階会議室にて4月15日14時~16時の日程で開催することに決定。
  3. 同窓会の名称募集について
    • 提案された名称案は全て投票にかけ、投票画面では提案の多かった順、プラスあいうえお順に並べる。「泰山会」は、そのままでなく「同窓会泰山会」とし、その旨を投票の呼びかけ文に明記する。
    • という方針で、締切りは4月10日として、ウェブを利用した投票を実施する。
  4. 理事会運営関連
    • 事務局業務委託について
      月10時間程度の業務を委託することを前提に月額11,000円とし、覚書の形で業務条件を取り交わすが、業務の状況を見ながら適宜条件を改定する。
    • 退任希望理事の業務引き継ぎ及びサポーターの業務分担について
      理事候補として、6人に声をかけており、この一部の方に、HP担当、名簿担当をお願いし、担当理事空席となる業務担当に充当する。理事候補には、次回理事会への出席を依頼。
      サポーターの業務分担についての案を決定。
      退任理事の一部の方には、サポーターとして広報出版、HP、名簿管理業務を継続してもらうこととする。
      業務ごとにサポーターを集めて会議を適宜行う。
  5. 会費関連
    • 入会金の値上げについて
      必要性説明資料について、担当理事より説明。 値上げについては幹事会の同意を得て実施。校長宛の(留保つき)文書自体は幹事会を待たずに準備でき次第渡す。
    • 会費の支払い方法については継続検討。
  6. その他
    • 情報管理について
      同窓会PCは高校のネットワークに接続させてもらい、情報の集中管理についてはクラウドを用いて業務ごとにサブホルダーを設置し、各業務担当の理事、サポーターがアクセスできるよう設定。また、担当別にグループメールアドレスを作成し、整理。
    • 次期総会について
      総会担当理事と企画担当サポーターに対し引継ぎを行うこととし、3月の土曜(日時未定)に、総会についての打ち合わせを担当理事・サポーターで実施。
    • 活動支援費関連報告
      活動結果報告なしの場合は催促、新年度に向けてHPにある呼びかけ文面を更新、支援対象の活動参加者が会費未納の場合には会費納入督促を確実に実施、実施日時が未定の活動については受け付けず、などを確認。
    • 会計監査関連報告
      解約銀行口座の残金処理について報告があった。

次回理事会は、一部理事の都合を踏まえて、3月11日14~16時に開催

書記:室城

2017年2月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2016年度1月定例理事会議事録(抄)

日時 : 2017年1月14日(土) 16:00 ~ 18:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 真保・橘・阿部・海保・杉山・武田・長谷川・海老澤・中西・中瀬・鈴木

【議題】

  1. 来年度予算案
    • 名簿作成については、前回発行(2014.4)より3年経過し、前々回以前は3年サイクルで発行していたことから、今回発行を前提に予算措置をし、名簿負担金収入等も含め、前回実績に基づいて計上。総額3,520,000円は従前と変わらないが、内訳は、維持管理費を120,000円、名簿制作費を3,400,000円とする。具体的な進め方については次回以降検討。
    • 名簿発行を前提とすれば、会報の送付は信書にて行うことになることから、全件郵便による発送を前提とした予算額に修正。
    • 会員活動支援費については、今年度の試行結果を踏まえ、来年度も同額を予算計上するが、一律10人以上参加する活動に10,000円補助している点を変更し、10人以上30人未満参加の場合には10,000円、30人以上参加の場合には30,000円とする運営に変更。恒久的な制度とするか、来年度も試行の位置づけとするかは、次回以降に検討・決定。
    • サポーターから新たな活動のアイデアが出されているが、予算措置上どう取り扱うかについては、特定の結論には至らず、具体的な活動プランを踏まえて次回の理事会で別途議論。
    • HP関連の予算については、当面の開発費用は今年度予算で賄えるため、暫定的に計上していたプログラム刷新費用540,000円を削減して、固定費以外では予備費200,000円を計上し、合計550,000円程度とする。
  2. 同窓会名称募集
    • 現在10数個の候補がある。「辛夷会」が多いが、「泰山会でもよいのでは」、「応募の数によっては候補を絞らずに投票してもらうことも」との意見あり。締切(1/31)後、候補が出揃ったら記名(会員番号等をキーに使用)投票にて、名称を決定する予定。
  3. 理事会運営関連
    • サポーターについては、7名応募あり。サポーターの理事会への参加については、テーマによって必要な場合には同席してもらう(説明をしてもらう等)形で不定期に理事会に参加してもらうということで意見一致。将来的に理事を引き受けてもらう可能性も想定。
    • 事務局の業務委託に関して、資料に基づき議論。泰山会事務局として定期的に高校にて執務の森下氏から「対応可能」との回答を得ている。但し契約形態については未だ詰まっておらず、事務局を業務委託すべきかどうかという論点も含めて次回以降に議論。なお、本件については、幹事会で決定すべき話であるとの意見あり。
    • 退任希望理事の業務引継に関して、次の職務について、担当理事が引継の案を作成することとなった。広報(長谷川)、企画(橘(但し辛夷祭関連、他は特段不要と判断))、総務(不要と判断)、名簿(中瀬)、HP(中瀬)
  4. 会費関連
    • 入会金の値上げの必要性説明書面については、発信者を同窓会会長とし、若干表現を修正する。会費の支払い方法については、今回議論なし。

次回理事会は、2月18日(土)に高校が使用できないことから、会場を別途手配することとした(後日調整の結果、16:00から阿佐ヶ谷の「ラ・モリーユ」で開催することに決定)。

書記 / 鈴木

2017年1月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2016年度12月定例理事会議事録(抄)

日時 : 2016年12月10日(土) 17:00 ~ 18:30
場所 : 新宿サミットクラブ
出席 : 野口・武田・長谷川・真保・高柳・阿部・杉山・海老澤・中西・中瀬・浅香・安井・室城

【議題】

  1. 来年度予算案について
    各担当より資料に基づき説明
    • 総務:40万円(本年度と同額)
    • HP:109万2248円(本年度に比べて少し少ない額)
    • 名簿:維持経費 12万円(来年度名簿を作成する場合は更に340万円)
    • 会報:本体作成費 72万6000円
      案内状 発送等経費 233万9024円
    • 会員活動支援:50万円(本年度と同額)。
      (「一件当たりの金額に差をつけること」については継続検討)
    • 母校部活動支援:50万円(本年度と同額)
    • 行事費:来年度総会について詰める中で決定する。
  2. 同窓会名称募集について
    • 既に応募のあった名称について説明。
    • 「泰山会」の名称使用については、候補として排除すべきでないという意見があり、また、「同窓会泰山会」とすれば支障ない、という意見もあった。
  3. 理事会運営関連
    • 「サポーター」について
      既に2回開催されたサポーターとの面談について、同席した理事から説明。名簿管理を担当してくれるサポーターが1人、異業種交流会や同好会などの企画担当を希望するサポーターが2人。第3回目の面談(3人)を開催予定。
      これに関連して、「同窓会事務局」を置くべきである、という提案がなされた。
    • 「理事業務引継ぎ」について
      後任理事の決定、退任理事に「サポーター」として担当してもらえる事務の内容、新任の「サポーター」に担当してもらう事務の内容などを整理の上、引き継ぎ実施。
  4. 会費関連
    • 入会金の値上げについて、値上げ理由説明資料案をたたき台として、高校に提示する資料を作成する。現在2年生の保護者会が3月にあるので、それに諮ってもらうべく、年明けまでに成案を得ることを目指す。
    • 会費支払方法については次回以降に持ち越し。
  5. その他
    • 情報管理について
      情報管理の観点も踏まえて、クラウドに情報を集約すること、同窓会のPCに集約すること、さらに、両方を実現すること、などが、意見として出された。同窓会のPCをインターネットに接続することについて、高校に既設のネットワーク利用が可能か、確認してもらうこととした。
    • 会報誌「泰山木」について
      予定通り発送が行われた旨の報告、及び、「活動支援費」の制度実施に鑑み今回は原稿作成者への謝礼を送らなかった旨の報告があった。
    • 次期総会について
      担当理事の確認等を行った。
    • 部活動支援費について
      山岳部、囲碁部に各10万円、ホッケー部、書道部、演劇部に各3万円、陸上競技部、合唱部に各2万円(計で33万円)を、2学期の終業式で野口会長から交付することとした。
    • 会則改定について
      資料に基づき、会則改正の検討経緯、検討課題等について説明。新体制のもとで検討を行うことを確認。

次回の定例理事会は2017年1月14日(土) 16:00から附属高校共同研究室にて開催予定。

書記 / 室城

2016年12月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2016年度11月度理事会議事録(抄)

日時 : 2016年11月12日(土) 16:00 ~ 18:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 野口・高柳・橘・阿部・小笠原・長谷川・中西・室城・中瀬・姜・鈴木

【議題】

  1. 同窓会の名称募集(告知文等について)
    • 既に会報に掲載済との報告があり、HPへの掲載は12/1までに行うこととした。
  2. 理事会運営関連
    • 同窓会運営の「サポーター」については、3名の方から応募があり(2名は企画調整分野、1名は名簿業務および事務局業務に関心あり)。理事の面談を行うこととする。
    • 退任希望理事と業務引継について、名簿担当全員が退任を表明。広報についても全員が退任を表明し、業務上特定の技能を必要とするものもあることから、引継を実施する際の課題、理事退任後もサポーターとして実質的に業務を継続してもらうこと等について検討。情報発信側の広報業務についての担当理事を決定した。
    • 会計と書記について、会計は従前どおり、補充の1名が必要な書記については次回以降任命することとした。
  3. 会費関連
    • 会費、入会金の値上げの必要性に関する資料について検討した。
    • ①現状財政的に赤字であること、②新規事業への取り組み(これまで理事がボランティアでやってきた業務を外部委託することに伴う費用負担増加の可能性を含める)、等を整理してまとめ、次回議論することとした。
    • 会費の支払い方法については、現行の方法に加えて口座振替による方法に関し、所要経費について説明があった。
    • 口座振替を設定した会員については、その後かなり安定的な財源になり得ることが、他団体での実施状況により裏付けられていること等について説明があった。
  4. その他
    • 辛夷祭グッズ売上の寄付について報告があった。
    • ホームページ会員情報管理機能の改良案の説明があり、実施することに決定。
    • また情報管理に関する提案について検討を行い、次回以降に決定することとなった。
    • 次期総会の担当理事を決定し、具体的なスケジュールや実施内容については、これから検討することとした。
    • 母校部活活動支援費について、学校側と協議し、対象となるクラブ活動を絞り込む作業に着手することとした。
    • 今年の「ふれあいの部屋」のアンケート結果について報告があった。

次回の定例理事会は2016年12月10日(土) 17:00から新宿サミットクラブにて開催予定。

書記 / 鈴木

2016年11月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2016年度10月度理事会議事録(抄)

日時 : 2016年10月8日(土) 16:00 ~ 18:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 野口、橘、真保、長谷川、阿部、武田、小笠原、中瀬、室城、浅香、姜

【議題】

  1. 同窓会の名称募集について
    1. 告知文案について検討し、採用された名称の提案者への表彰、募集から決定までのスケジュールなどを審議した。
  2. 理事会運営関連
    1. 同窓会運営の「サポーター」について、その位置づけ、活動依頼内容、募集方法などについて審議した。
  3. その他
    1. 辛夷祭グッズ売り上げ全額を高校へ寄付することとした。
    2. 母校活動支援費の支出方針について審議した。
    3. 会費の支払い方法のあり方、会費・入会金の値上げについて議論し、詳細について引き続き検討することとした。

次回の定例理事会は11月12日(土)16時から附高共同研究室にて開催予定。

2016年11月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2016年度9月度理事会議事録(抄)

日時 : 2016年9月3日(土) 16:00 ~ 18:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 真保・橘・阿部・海保・小笠原・長谷川・室城・中瀬・浅香・鈴木

【議題】

  1. 同窓会の名称募集について
    1. 募集、案の絞り込み、投票、理事会での最終案決定、幹事会での承認というスケジュールを決定。
  2. 理事会運営関連
    1. 理事の各担当、責任体制について議論した。
    2. 理事職の継続が負担だという理事がいることを踏まえ、理事ではないが同窓会活動をサポートしてくれる人を募る方向を目指すことにした。
    3. まずは、同窓会活動に関心のある知人に声かけ。さらに、公募についてその方法等を継続検討とした。
  3. 辛夷祭への参加について
    1. 「同窓会ふれあいの部屋」実行委員会での決定事項の報告等があった。
  4. その他
    1. 同窓会活動支援費制度の運用について議論した。
    2. 「代表幹事」に係る会則改定について継続検討とした。
    3. 会費の支払い方法、会費・入会金の改定について議論し、口座振替について素案を作成することとした。
    4. 理事の交通費の負担のあり方等について議論した。

次回の定例理事会は10月8日(土)16時から附高共同研究室にて開催予定。

2016年7月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2016年度7月度理事会議事録

日時 : 2016年7月9日(土) 16:00 ~ 18:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 野口・真保・橘・阿部・海保・武田・小笠原・長谷川・室城・中瀬・千葉

【議題】

  1. 同窓会の名称について(⇒6月理事会までに決定したスケジュールで進める)
  2. 同窓会創立60周年について
    1. 同窓会の記念イベントとして「名称発表」を行い、発表時には、くす玉割りなどを実施することとする。
    2. 詳細は来年の総会プログラム検討時に最終決定する。
  3. 理事会運営関連
    1. メール議決、メール理事会については、緊急に議決を必要とする際のみに行うこととし、細則に明記することとする。
    2. 理事の各担当業務については、整理した一覧表を作成したうえで次回以降に検討することとする。
  4. ホームページ関連
    1. 「尋ね人」のフリーアクセスの件について、中瀬理事から説明あり。
    2. 自身が不明者リストに掲載されたことを知り、連絡先を登録してくる同窓生も少なくないので、リスト掲載は継続することとする。
    3. 「尋ね人」ページに、「リストに表示を希望しない方は同窓会に連絡ください」という旨を明記することなどにより、リスト掲載を希望しない人への対応を行うこととする。
    4. クラス会等開催時に、リストを確認して会費納入を呼び掛けてもらうとともに、リストから外すことを希望する人の確認を依頼することとする。
  5. 辛夷祭への参加について
    1. 今年の「ふれあいの部屋」のテーマは「制服の変遷」。
    2. 1日目の午後に蛯原先生を招いて同窓生との懇談、2日目の午後に武田理事による講話を開催。
    3. 同窓生に幅広く呼び掛けを行い、制服関連資料の提供を依頼する。スピーカー、プロジェクターを使用して講話を実施。
    4. オリジナルグッズについて、種類、製作個数を検討。
    5. 同窓会から辛夷祭委員会に寄付を行った旨の報告あり。
  6. 今年度総会の反省など
    1. 参加者は299名で、評判は良かった旨の報告あり。
    2. 反省事項が何点か報告された。
    3. 来年7月1日(土)にサンケイホールを仮予約。
  7. その他
    1. 活動支援費の申請への対応について議論。
    2. 退任希望理事の業務引き継ぎについて確認。
    3. 「代表幹事」に係る会則改訂等について議論。

次回の定例理事会は2016年9月3日(土) 16:00から附高共同研究室にて開催予定。

2016年6月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2016年度6月度理事会議事録

日時 : 2016年6月11日(土) 16:00 ~ 18:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 野口・真保・橘・阿部・海保・武田・小笠原・長谷川・中西・室城・中瀬・千葉・浅香・鈴木

【議題】

1. 同窓会の名称に係る会則改訂等(⇒60周年記念行事と合わせて議論)

2. 今年度総会について
総会・懇親パーティの準備状況について、中瀬理事より別紙にて報告・説明あり。
  1. 前回未定だった総会・懇親パーティの各役割の担当を明確にした(中瀬理事提供資料ご参考)。当日の新会員挨拶(60期に依頼)以外については全て役割決定済。
  2. 会場との最終打合せを6/18の午後4時にサンケイプラザにて行うことを決定。今のところ、中瀬理事以外では小笠原理事。長谷川理事が参加する予定。
3. 同窓会創立60周年について
  1. 本件について、次のような意見あり。継続審議。
  2. 一方、同窓会の名称については、前回の理事会にて決めた手順、スケジュール感で検討を進め、来年の総会で発表することについても異論なし。今回の総会にて、名称の公募を行うこと等について、出席者に説明し、理解と協力を呼びかけることを決定。
  3. また名称の位置付けについて、今後理事会では、同窓会の名称決定に関しては、会則の改訂事項として(即ち「愛称」ではなく「正式名称」としての位置付けで)、諸準備を進めていくことを決定。
4. 辛夷祭への参加について
  1. 同窓会としての辛夷祭参加行事を検討する「同窓会ふれあいの部屋」実行委員会の今年度第2回目の会合を、本理事会に先立つ13:30-15:30に開催していることから、検討内容について、橘理事より次のとおり報告あり。この方向で進めていくことについて理事会からは特に異論なし。
  2. 今年の「ふれあいの部屋」のテーマは「制服の変遷」。
  3. 昨年度は、妙高寮の歴史について設計者の講話を聞く機会もあり、有意義だったが、音響の関係もあり、前回理事会でも講話の開催是非やセッティング等、意見があったことは事実。
  4. しかしながら今年についても、武田理事(服飾学が専門)による講話を開催する方向で進めたい(既に武田理事は快諾)。
  5. 資料となる写真については、再度卒業アルバムを確認するが、それだけでは限界があるので、同窓生にメール等で幅広く呼び掛けを行い、追加的な資料の提供を依頼する。また校則等の資料も、安井先生を通じて早めに手当てしておく。
  6. グッズについては、セーラー服等、馴染みがあるものをデザインしたグッズがよいのではという意見があり、今後グッズを決めていく上で、そうした視点ももっておきたい。
5. 理事会運営関連
  1. メール議決、メール理事会の可否、是非については、今回の理事会の時間がタイトであることから次回以降へ検討を先送りすることとした。
  2. また理事の各担当業務(総務、名簿管理、企画、広報等)について、それぞれ責任者(代表者)を決めておくべきとの意見あり。今回は議論の時間がないため、次回以降にその意義や必要性も含めて検討する。
6. ホームページ関連
  1. 「尋ね人」のフリーアクセスの件について、中瀬理事からこれまでの経緯等について別紙にて説明がなされた。また合わせて中瀬理事より、現行の同窓会は会員5,000人というバーを遥かに超えているため、個人情報保護法の適用対象となること、個人情報保護方針の策定、責任者の指定等、保護法対応を実施する必要がある旨説明があった。「尋ね人」問題の対策としては、個人情報の使途として連絡先不明者リストへの氏名掲載を行うことを方針に盛り込めばよいのでは、という提起があった(提起のみであり、議決はされていない)。
  2. ・ 今回は議論が時間切れとなってしまったことから、今後の方針について、中瀬理事がたたき台を作成し、メール等にて意見集約を図ることとなった。
7. その他
  1. 上記以外の議題については、来月改めて議論する予定。なお、積み残しの議題のうち、総会における理事の交通費や参加費(補助)については、次回理事会を待たずに総会が開催されてしまうが、今回は総会に出席する理事も一般会員と同じ条件で参加費を支払うこととし、次回以降の理事会による決定内容に基づき、必要に応じてリファンドすることとした。

次回の定例理事会は2016年7月10日(土) 16:00から附高共同研究室にて開催予定。

2016年5月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2016年度5月度理事会議事録

日時 : 2016年5月14日(土) 16:15~18:20
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 野口・橘・海保・阿部・長谷川(議長)・小笠原・武田・中瀬・浅香・ かん ・千葉

【議題】

1.幹事会での議論を受けて、同窓会の名称を決めることを全員一致で決定した。その手順について下記のように決めた。
  1. 1.年内を目処に同窓会の名称を広く会員から募集する。一斉メールの送信、ホームページでの周知、同窓会総会での呼びかけ、同窓会報に掲載といった手段を駆使する。
  2. 2. 2017年1月度理事会で候補を3~5件くらいに絞りインターネットで投票する。
  3. 3.2017年4月の幹事会で承認をうける。
  4. 4.ホームページで発表し、命名者は総会に招待する。
  • 同窓会の名称に係る会則改訂等については6月度理事会で話し合う。
  • 2.今年度総会について
    1. 2016年7月2日(土)開催の総会について、理事の分担表(案)が配付され、未定のものについても決定した。
      総会案内は直前に一斉メールでリマインドする。その際に会費納入のお願いの文言を入れる。
    2. 総会会場に2014-16年度分の同窓会費未納者リストを用意し、閲覧できるようにする。納入用のテーブルを専用で設け、当日現金支払いも可とする。ただし、2017-19年度分の会費は受け付けない。(今秋発行の同窓会報に払込用紙を同封する。)
    3. 同窓会創立60周年行事について
    1. 5年ごと、10年ごとの創立記念行事は特定の期の周年期にあたることになり、不公平感が否めないという意見について、同窓会そのものの創立周年行事をみんなで祝うことがあってもいいのではないかという意見もあった。採決の結果、全員の賛成により6月度理事会で改めて話し合うことになった。
    4. 会員活動支援費について
    1. 30期からの「総会の二次会としてのクラス会」の会員活動支援費の申請について全員一致で認めることにした。ただし、未納会費の納入に協力していただくことをお願いする。
    2. 会員活動支援費は2016年度限定で試験的に実施するもので、事前に申請し、開催後1カ月以内に写真を添えて報告することを義務づける。
    3. 今後、取りまとめは総務担当小笠原理事にお願いし、申請があったら広報に連絡することになった。
    5. 辛夷祭への参加について
    1. 理事会に先駆けて開催したH28年度の第1回辛夷祭実行委員会で、昨年度のふれあいの部屋で行ったアンケートをもとに、反省会を行った。
    2. 昨年度の1期生吉田研介氏の談話会の評判が良く、同様の企画を続けてみてはどうかということで、吉村作治氏が候補にあがった。会場の収容人数や環境を考えると、ふれあいの部屋以外の場所での開催が好ましいと思われるが、学校に会場の希望を通してもらうのは難しいのではないかという意見が出た。
    3. 今年のテーマ候補は「制服の着こなしの変遷」で、6月までに卒業アルバムの写真を収集することとなった。
    4. 昨年にひきつづき、新卒生(新入会員)にお手伝いを依頼して同窓会を理解するきっかけにしてもらう。
    6. その他
    1. JSFIT、オフィスエムとの守秘義務などの契約の項目チェックを1期生の弁護士赤井氏に依頼する予定。
    2. 理事会の進行は議長が務めること、必要な議案については挙手により賛否を明確にすることを確認し、議事録に明記することとした。メール議決、メール理事会、会費の支払い方法(銀行引き落としなど)、「代表幹事」に係る会則改訂、ホストである理事の総会交通費・参加費などについては6月度理事会で話し合うことにした。
    3. 新任の理事45期Dの姜 貴浩(かん きほ)氏から自己紹介の挨拶があった。
      姜さんは企画部担当になっていただくことになった。
    4. 会則改定の責任者が中瀬理事から室城理事に引き継がれた。

    次回の定例理事会は、2016年6月11日16:00より附属高校共同研究室で行う予定。

    書記/千葉

    2016年5月 記

    東京学芸大学附属高等学校同窓会
    2016年度幹事会 議事録

    日時 : 2016年4月16日(土) 14:00~16:00
    場所 : 附高1階会議室
    出席 : 
    理事:野口・真保・高柳・橘・阿部・海保・小笠原・武田・海老澤・千葉・中瀬・室城・浅香・鈴木
    幹事:杉森(2竹)、矢澤(8)、今泉(11)、上野(11)、杉山(12)、大滝(15)、小島(20)、赤保谷(30)、姜(45)、中川(53)、手代木、川島、植木、小野(60):計14名

    室城理事が議長席に着き開会を宣言。
    理事を除く幹事15名の出席を確認。

    【議題】

    1. 会長挨拶/理事・役員紹介
    1. 野口会長より挨拶。
    2. 各理事が簡単に自己紹介。その後出席した各幹事も自己紹介を行った。
    2. 2015年度決算案及び2016年度予算案の承認(幹事会承認事項:採決前の説明)
    1. 阿部理事より、配付資料に沿い、昨年度の決算、今年度の予算について説明。会費の納付が3年に一度行われるため、今年度予算においては、会費収入として1000万円が見込まれていることについて、説明。3年に一度、という予算のしくみについて幹事より質問があり、会費の納付依頼方法等について説明。また名簿発行について、検討の末見送った点についても説明。
    2. なお、会計監査の岩橋監事は今回欠席したが、資料裏面にて監査の結果、適正と認められた旨の説明が阿部理事よりなされた。
    3. 2015年度決算および2016年度予算案(幹事会承認事項:採決)
    1. 改めて2015年度決算、2016年度予算の採決を行い、決算案、予算案とも幹事全員が賛成、承認された。
    4. 会則改正の承認(幹事会承認事項:採決前の説明)
    1. 会則改正案が提示され、中瀬理事より、本来的には表現等適正化を図るべき箇所は今回の修正案に留まらないが今回は最低限実態に沿った修正が必要な点に絞って改正の承認を仰ぐこととした旨、説明があった。
    2. 主な変更点は次のとおり(文言修正は除く)。
      • 第四条「事業」に「会員相互の交流と親睦を図る事業」を追加。
      • 第七条 役員の記載順序の見直し(副会長と書記を入れ替え)。
      • 第三十条 期代表幹事の選出を追加。
      • 付則の末尾への移動
    5. 会則改正の承認(幹事会承認事項:採決)
    1. 会則改正の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
    6. 同窓会の名称について
    1. 本幹事会に先立つ理事の話し合いにて、同窓会に名称(会の名前)を付けたらよいのではないか、というアイデアが提起されており、その必要性および決め方(公募?投票?)も含めて今後検討をしていきたいとの提案が理事側よりなされた。幹事も異論なく、今後名称に関する事項について理事会で検討していくこととなった。。
    7. 活動報告および予定
    1. 配付資料に基づき、室城理事より総務関連、海保理事より広報関連の2015年度業務・活動報告がなされた。
    2. 中瀬理事より、添付資料に従いHPに新たに会員情報管理機能を付与したことと、実際の登録手続きについて簡単な説明がなされた。
    3. 小笠原理事より、組織化支援制度を今年度試行することについて、添付資料に基づき説明があった。
    4. 今年度の総会・懇親パーティに関して、中瀬理事より会場を変更した点、日時を土曜日に変更した点、また周年期等一部出席者に対する会費の割引について等の説明があった。
    5. 合わせて、来年度が同窓会発足60周年に該当することから、記念行事の企画として卒業生が多数参加するハレルヤコーラスの演奏を一つのアイデアとして理事側が説明したところ、出席している幹事から特段の異論はなかった。60周年行事を実施するかどうかも含め、今後理事会で検討していく。
    8.辛夷祭への参加について
    1. 橘理事より、今年の辛夷祭の開催要領の概略を説明。実行委員会は5月から8月迄合計5回の開催を予定。
    2. 多くの方々、特に若い感覚での意見を反映した企画を進めるべく、若者をはじめ、幹事の方々の実行委員会への参加を呼びかけた。また辛夷祭当日のお手伝いとして、新同窓生(60期)10名をお願いし、60期出席者より協力の了解を得た。

    以上にて閉会となり、その後幹事と理事の懇親会を実施した。

    書記 / 鈴木