東京学芸大学附属高等学校 同窓会 同窓会の窓

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同窓会理事会・幹事会議事録

2017年6月 記

辛夷会(東京学芸大学附属高等学校同窓会)
2017年度5月定例理事会議事録(抄)

日時 : 2017年5月13日(土) 14:00 ~ 16:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 武田・阿部・小笠原・桑木・衛藤・杉山・長谷川・室城・浅香・小野・鈴木

議事に先立ち、今回が就任後初の理事会となる武田新会長より挨拶あり。

【議題】

  1. 会費納入の促進
    • 幹事会等で出された会費納入の促進策に関する意見を確認。会費収入増強策の検討状況報告を踏まえ、強化策の提案について検討。
    • コンビニ収納方式に加えて口座振替を導入することについて、今年度から導入する方向で検討。但し、2017-19年度分を払込済の会員と未払の会員の公平確保のため、昨年納入済で今年口座振替の申し込みをした会員は、2020年の会費1年分免除という案が示され、これを軸に検討する。
    • 会員のステータスについて、メリットの付与、カード交付については、メリットとカード交付等の事務負担を考慮し、継続検討。年会費制に移行、都度収納(振込)会員を年2,000円、口座振替会員を年1,500円とすることについては異論なし(金額については口座振替導入時に改めて意思決定予定)。
    • 永久会員の導入と、卒業後6年目からの会費徴収を原則口座振替とすることについて、異論はなかったものの、次回以降検討。
  2. 今年度総会について
    • 周年期のうち、既に11期と31期については、コアメンバーへの声掛けはできているため、21期、41期、51期について中心メンバーへの声掛けを理事が協力して行う。
    • 附属タイの会にも例年どおり声掛けする。
    • 景品については、各賞の予算について昨年の実績を各理事に展開の上、アイデアを出し合い取り纏める。
    • 総会での同窓会費の徴収は、従前同様に実施する。
    • サポーター等、当日運営側で実際に手伝っていただく方々への総会会費の減免については、理事側から依頼して手伝ってもらう人は免除とする。
    • なお、同窓会名が「辛夷会」に決定したことを総会にて発表するが、その際には、くす玉やクラッカー等、提示の画面によるものも含め、演出を工夫する。
  3. 辛夷祭「ふれあいの部屋」について
    • 本理事会に先立ち、辛夷祭「ふれあいの部屋」準備委員会の会合を開催し、今年度のテーマを「ネットワーキング」に決定した旨報告あり(正式呼称は未定)。
    • 同窓会としての様々なネットワーク組織(地域別や業種別)を紹介し、同窓会によるネットワークの存在を広く知ってもらう場とすることで、会員や高校生にとっての同窓会の価値を高めていくことが狙い(但し同窓会として公認等を行うものではない)。
    • 会報誌で紹介されたネットワークについても、現在の状況を確認しつつ紹介。ネットワーク連絡担当窓口と連絡先等は最低限明確にし、最近の活動状況の写真を添付する。
    • 部活のOB/OG会についても、活発な活動をしているところについては紹介。附属タイの会にも声掛け。地域別については、海外のネットワーク組織も紹介。
    • 恩師ご招待やグッズ販売も例年同様に実施。昨年好評だった顔出しパネルも展示。
    • グッズ売上げ寄付について、同窓会の存在価値を知ってもらうために学校への寄付を明示的にアピールする必要との意見あり、現物での寄付(「辛夷会寄贈」と明記)等のアイデアが出された。
  4. 理事会関連
    • 理事会議題、議事録、配付資料は、原則クラウドにて保管していく。HP担当理事がアーカイブ係としてフォルダの整備を行い、各理事はそのフォルダに作成資料をアップロードする。今後、書記は議事録に配付された資料名を付記し、HP担当理事がアップされるべき資料がきちんとアップされているかどうかチェックする。
  5. その他
    • 同窓会名刺の作成の必要性と経費負担について確認。原則として従前のデザインは踏襲しつつ、理事活動を行う上で必要であれば、同窓会の経費負担にて名刺を発行することを決定。
    • 今後の会則改正作業の進め方について、会則改正経緯、今後の会則改正等要検討項目について説明。
    • 代表幹事の実質化については、毎年の総会において周年期に依頼していく方法で実施。
    • 改正案検討の進め方については、原案を作成し、各理事に提示して議論を深めていく。
    • HP関連に関し、前回以降の更新内容について報告あり。名称が「辛夷会」となったため、HP全般に亘り変更が必要だが、反映に時間が掛かる見込みのため、HPに予め変更予告をしておき、別途整備する。
    • 新規事業について、進め方について報告あり。

【配付資料】
資料1 会費収入増強策の検討について(鈴木理事)
資料2 会則関連資料(室城理事)

次回の定例理事会は、2017年6月10日(土) 16:00から附高共同研究室にて開催予定。

書記 / 鈴木

2017年5月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2017年度幹事会 議事録(抄)

日時 : 2017年4月15日(土) 14:00~16:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 理事:(野口)・武田・(高柳*)・(橘)・阿部・桑木・杉山・八丁地・長谷川・(海老澤)・高間・(中瀬*)・室城・浅香・小野・濱田・鈴木(括弧は今次退任理事。*は幹事としても出席)
会計監査:岩橋
幹事:矢澤(8)、青木(9)、今泉(11)、長谷川(13)、仲田(20)、井波(22)、今関(23)、杉本、筆谷(29)、有村(30)、土屋(33)、真島(35)、辻(41)、沼田(52)、中川(53)、朝日(58)、小野、東野、仲條、中原、東谷、福岡、丸岡、矢田、横山、吉田、吉武、良永(61):計28名(退任理事2名を除く)
オブザーバー:友常(34)

【議題】

  1. 会長挨拶/理事・役員紹介/補充幹事の任命/幹事紹介・オブザーバー出席者紹介
    • 役員の改選(幹事会承認事項)
    • 今回を以て野口会長が退任となるため、その後任として武田副会長、会計監査は引き続き岩橋氏を再任という案の説明と両名の略歴紹介。
    • 役員改選の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
    • 両名より挨拶。合わせて理事の退任、新任に伴う新体制案について説明(新会長による承認手続きを経て改めて案内予定)。
    • 退任役員を代表して野口会長より挨拶、各新任理事より挨拶あり。
  2. 2016年度決算案及び2017年度予算案の承認(幹事会承認事項)
    • 配付資料に沿い昨年度の決算案について説明、会費の納付が3年に一度行われるため、2016年度決算においては、3年間の納付初年度のため会費収入が例年より多い971万円となったこと等を説明。
    • 岩橋会計監査より、決算結果は適切と認められた旨の説明あり。
    • 2017年度予算案について説明。2017年度については、会費納付2年目となるため、過去実績も踏まえて納付額を見積もっていること、名簿の制作を計上していること等を説明。
    • 2016年度決算、2017年度予算の採決を行い、決算案、予算案とも幹事全員が賛成、承認された。
  3. 入会金の改定および2017年度予算案の修正(幹事会承認事項)
    • 同窓会の入会金改定案について説明。現行10,000円となっている会費について、同窓会の財政状況や40年間の据置期間等を踏まえ、15,000円に引き上げることを提案。これにより年間約170万円、3年間で500万円の収支改善が見込まれる。既に学校側には説明し理解を得ている点についても言及。
    • 入会金改定の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
    • これに伴い来年度予算における入会金収入が171万円増加することが見込まれることから、予算案において関連する金額の修正を行い、再度2017年度予算の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
  4. 同窓会名称発表・会則改正の承認(幹事会承認事項)
    • 昨年幹事会にて了承の後、60周年記念行事として昨年度理事会を中心に検討・推進してきた同窓会の新名称について、名称案・オンライン投票結果について説明。新名称を最も得票の多かった「辛夷会」とすることを提案。また新名称を反映した会則改定案が示された。
    • 同窓会の新名称を「辛夷会」とすること、これに伴う会則改正の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
  5. 活動報告および活動予定
    • 配付資料に基づき2016年度業務・活動報告がなされた。
    • 今年度の活動予定について、同窓会総会、懇親会パーティについて説明があり、合わせて61期幹事に当日ボランティア20名程度の募集依頼がなされた。また、辛夷祭における「同窓会ふれあいの部屋」の取り組みについて説明があり、実行委員会の活動予定日、同委員会への参加の呼び掛け、ならびに辛夷祭当日の61期のサポート参加依頼があった。その他、会員活動支援費に関する件、同窓会ネットワーク強化に向けた新規事業(職業・就職に関する就業前の同窓生と社会人同窓生の会合、異業種交流会、同じ趣味を持つ同窓生の活動(同好会)等)、名簿の発行等についての説明があった。
  6. その他
    • 会費納入促進を中心にフリーディスカッションを実施。理事側より同窓会費納入者数の推移と納入率について計数を示し、幹事の意見を募った。主な意見・質問は次の通り(抜粋)。

      納入実績が低迷している30期後半から40期代にどう浸透させるかが課題。

      毎年の納付としてはどうか。例えば年間2,000円⇒十分検討価値があると考えられる。但し現行のやり方で毎年納付する場合には、同窓会側の費用、会員の手間いずれも増えることとなる。3年分納付していた人が、毎年納付に変更後、途中年度で納付を失念すると減収になってしまうという可能性も含め、現行の方法だと課題も多いため、口座振替の導入等、納付方法の変更と合わせて検討していきたい。

      幹事と理事とで同窓会財政に関する切迫感を共有して、メール等を使ってその切迫感を会員に呼びかけたり、Face to Faceで納付を依頼したりして、会員のみなさんに理解してもらう活動を続けることが必要。その際には、3年分だとポケットマネーで払える額を超えているので、1年分でも支払えるようにする、あるいは逆に10年や20年の会費を一括で支払えるようにするという手もある。

      本人が自分の納付状況を把握できていないという問題がある。何らかの形で把握できるようにすべき⇒納付状況の確認は間もなくHPでできるようになる予定であり、近日中に当該機能のリリースを予定している。

      メルマガ等を使って同窓会が取り組んでいる事項について、もっと発信した方がいいのではないか。

      若者の立場から言えば、発信はSNSでやったほうが効果的。因みに61期ではTwitterが比較的普及している⇒Twitter、Facebook、LINE等、SNSの活用は理事会としても考えていく。

      高校生に対して、招来の就業に関する相談に乗ってあげる等により、同窓会の意義を若い人が感じてくれて、会費を納めるインセンティブが高まるのではないか。これからの人たちにアピールするためにも現役高校生との繋がりを考えるべき⇒まずは同窓会内でのネットワークづくりからスタートし、その後で現役高校生について検討する。

      この場で出された意見を踏まえ、理事会で具体的な対応策を検討していくこととした。

以上にて閉会となり、61期の代表幹事を決定し、幹事、理事、サポーター、事務局のメンバーによる懇親会を開催。

書記 / 鈴木