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同窓会理事会・幹事会議事録

2017年12月 記

辛夷会(東京学芸大学附属高等学校同窓会)
2017年度11月定例理事会議事録(抄)

日時 : 2017年11月11日(土) 15:00 ~ 17:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 武田・阿部・桑木・衛藤・杉山・八丁地・長谷川・高間・鈴木

議事に先立ち、前回理事会の議事録記載内容(抄を含む)について、更なる修正事項のないことを確認。

【議題】

  1. 会費納入の促進について
    • 会報誌に合わせて口座振替依頼書・返信封筒の送付準備完了。
    • 会費納入の促進については活動支援費支給に合わせて呼び掛けてもらうことに加え、より積極的な呼び掛けを工夫できないか(参加者名簿の入手等)検討
  2. 理事会運営について(資料保管用クラウドについて)
    • 保管用フォルダが完成。今後資料をアップしていく。
  3. その他
    • 会報誌「泰山木」については、30日に発送する旨報告あり。今回、スケジュールが非常にタイトになり、またサポーターの負担が想定以上に重いことから、手続きの書面化(スケジュールの明確化)や誌面のパターン化による編集体力の軽減を検討していく。
    • 代表幹事と幹事会出席に関し、代表幹事の役割を明確化すべきでないか、という問題提起がなされているとの報告あり。規定整備が先行しており、卒業年次以降の期については、幹事会開催のたびに代表幹事を決めているが、実際には代表幹事が決まっていない期が多く、まずは期ごとの代表幹事を整備するためのアクションを理事会から起こすこととし、まずは総務担当理事を中心に各期の代表幹事を整備する方法を検討する。
    • 次期総会については、サンケイホールを来年6月30日仮予約済。来年度周年期に該当する12期の理事を中心に企画を推進していく。
    • 母校部活動支援費については、部活動の実績の状況と授与の時期について確認した上で、来月の理事会で授与対象、金額等を検討。
    • 海外在住会員に会報誌「泰山木」を送付することの提案あり。郵送費負担はさほど大きくなく、送付を決定。来月の理事会開催時に、返送されてきた会報誌を封入した上で送付作業を行うべく検討。なお、タイ国の留学生については、カナ表記を英字に改める必要があるが、こうしたデータ整備や郵送実務について検討する必要があり、来月に向けて準備を進める。
    • 56期REUNIONの開催報告あり。出席者の満足度は高かったが、周知時期や連絡手段の問題もあり、人数が当初想定ほど集まらなかったこと、WEBの登録作業が想定以上に難航したことと、当日その場で口座振替の申し込みをしていただいた方がいなかったこと等、来年度に向けた課題あり。来年度に向け、57期の積極的な参加を促すことも含め引き続き検討。また、現在各期が泰山会(父兄)、先輩期からのサポートを受けて実施している成人式の集いに同窓会が支援するなどして、若い期との接点を強化していくことも検討。
    • 名簿担当が現在手掛けている業務の分担について、システム関係の分担は決定。会費収納管理の業務については引続き確認。
    • 新規事業について、法曹会、ジャーナリストの会と若手同窓生との交流会を12月9日に開催予定。

【配付資料】
資料1 業務請負基本契約について(長谷川理事)
資料2 海外会員への泰山木の送付に関して(高間理事)
資料3 56期REUNION結果報告(鈴木理事)

次回の定例理事会は、2017年12月9日(土) 16:00から附高共同研究室にて開催予定

書記 / 鈴木

2017年12月 記

辛夷会(東京学芸大学附属高等学校同窓会)
2017年度10月定例理事会議事録(抄)

日時 : 2017年10月14日(土) 15:00 ~ 18:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 阿部・小笠原・衛藤・杉山・長谷川・高間・室城・小野・鈴木
オブザーバー出席:中瀬(サポーター)

【議題】

  1. 会費納入の促進について
    • 10/21実施の56期REUNIONの進捗状況について報告。臨時支出となる費用について説明あり、検討。
    • 臨時支出については、費目として本イベントを独立した支出項目として計上する方向で検討。
    • 残る業務は参加人数確定後の発注と当日の会の運営。運営については、56期生にもサポートしてもらう。来年に向けて57期生にも声掛け。
    • 口座振替導入に伴う事務手続の概要、および今後調整が必要な項目について説明あり。
    • 要調整項目については、申込書発送後の事項が中心となることから、来月以降の理事会にて検討。
  2. 理事会運営について
    • 理事会運営について、主にシステム周りの検討事項に関し提案あり。
    • 資料保管用クラウドについて、フォルダについて整理、シンプル化した上で、一目瞭然のファイル名を付与して管理すべきとの意見があり、その方向にて検討。
    • HP改定案が示され、課題等があれば、担当理事に伝えることとした。
  3. 名簿関連について
    • 担当理事より所掌範囲の明確化について問題提起あり。
    • 名簿管理担当理事の負担が重くなっており、本来名簿管理の担当の仕事ではない業務に、別途担当を設けるべき、という趣旨。
    • これについては、システムはHP担当が所掌するのがよいのではないかということで、所掌について当該理事に打診することとした。
    • 会費納入促進担当の設置については、そもそも今次の納入促進企画はプロジェクトであり、納入管理業務とは性質が異なるとの意見や、会計担当理事の一人に納入管理の業務を移すべきとの意見もあり、所掌について当該理事に打診することとした。
    • 名簿作成に関しては、紙の名簿はコストが掛かることから作成に慎重な意見がサポーターから出されているが、辛夷会や同窓会イベントにおいて必要であること等から、100部のみ作成することを決定。
    • 一方CD-ROM形式については、前回の名簿が個人情報保護対策を強化するあまり、使い勝手があまり良くなかったとの意見があり、印刷可能とすること等も含め、利便性向上を検討した上で作成することに決定。
    • これまでは卒業後に一度は名簿を無料配付してきており、前回57期以前の卒業生に配付済となっているが、若者から「名簿は不要」との声が挙がっていること等も踏まえ、今回58期以降に配付すべきかどうか議論。今回REUNIONを立ち上げたこともあり、各期のREUNION開催時に名簿を配付する方向で、今回は配付しないことに決定(但し配付分を事前に作成するかどうかは継続検討)。58期のREUNIONは2019年度となることから、再来年に向け準備。
    • 特別会員である先生方への無料配付は継続。
    • コンビニ払込用紙への金額の記載については、口座振替申込者も申し込めるよう、通常会費申込とは別にCD-ROM名簿購入申込用の振込用紙を用意する。ただし、未納者でありかつ口座振替未申込者である会員には名簿を提供しない。
  4. 会報関連
    • 発送部数は15,100部を見込む。
    • 宛名入り挨拶状の内容が複雑になってしまい、わかりにくいことから、記載事項を整理。今回会費納入制度が大幅に変更される点、注意喚起するため、封筒の表にも注意文言を入れる。
    • 挨拶状の文言に付いても、理事会で議論のうえ、内容を決定。
    • 56期のREUNION参加者および57期以降の会員は、会費納付対象外とする。57期以降は会費納入についてREUNIONを起点とすることに決定。
  5. その他
    • 会員活動支援費については、現状16件申請があり、1件を除き適格であることから、支払手続を進めており既に6件(140,000円)を支払済。
    • 現在総額330,000円を支出見込みであり、これにREUNIONの分が加わる予定。
    • 辛夷祭グッズ売上の高校への寄付については、本日贈呈(135,800円)。
    • 新規事業について、「医療の会」開催については、現在日程と場所の手配を高校と調整中。
    • 「ジャーナリストと若手の交流会」について卒業生に声掛けしており、11月中旬にメンバーと企画検討会を実施すべく調整中。

次回の定例理事会は、2017年11月11日(土) 15:00から附高共同研究室にて開催予定。

書記 / 鈴木

2017年12月 記

辛夷会(東京学芸大学附属高等学校同窓会)
2017年度9月定例理事会議事録(抄)

日時 : 2017年9月2日(土) 16:00 ~ 18:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 阿部・小笠原・桑木・衛藤・杉山・八丁地・長谷川・高間・室城・小野・鈴木

【議題】

  1. 会費納入の促進について(口座振替検討状況、56期reunionについて)
    • 口座振替について検討。口座振替を依頼する業者、振替データの登録委託先を決定。
    • 名簿データの登録については、セキュリティの観点から、今回は実施せず。別途物理的にバックアップも含め管理を行うことに決定(管理方法は別途検討)。
    • 過渡期であり、今年度はコンビニ収納の選択肢も残す。
    • コストダウンの目的も踏まえ、来年度以降は、会報誌の送付を会費納入者に限ることを決定(会費納入者以外もHPで内容を確認できる)。会費納入者も「送付不要」を選択できるように。
    • reunionについて、対象は卒業後5年を経過した56期にすることを決定。会費納入、同窓会活動を若い層に周知することも含め、辛夷会の行事として10/21に講堂を用いて実施。周知はハガキにより行い、発送は理事が連携して準備する。Reunionに伴う活動支援費については、各クラス10名以上集めたら10,000円、30名以上集めたら30,000円を支給する形とする。
    • なお、未来基金の支援の件については、泰山会の回答を待つこととする。
  2. 今年度総会について
    • 来年に向け、いくつかの課題が示された。
  3. 辛夷祭「ふれあいの部屋」について
    • 14:00から16:00に開催の、辛夷祭「ふれあいの部屋」準備委員会について報告あり。
    • 委員会の前に、委員・サポーターにより、辛夷祭に向けた展示物の準備作業実施。
    • 前日の準備や理事の分担表については別途各理事宛別途連絡あり。
  4. 理事会運営について
    • 特定の期において、幹事会には「代表幹事のみの出席とし、他の幹事は出席しない」形に会則を改めるべきとの意見が出ている旨の報告あり。代表幹事に幹事会出席を限定すると、これまで指名されてきた各クラス幹事の権限を剥奪することとなるため、慎重な検討が必要との意見あり。継続検討とする。
    • 同窓会会費振込口座名義の変更等、報告あり。8月31日付で銀行に行き、辛夷会の名前が入った口座名に変更完了。銀行届出印は会長の印を使用。従来どおりの口座名義でも振り込めるようにした。口座変更については、改めてホームページで変更を伝えることはせず、HP会費振込口座欄の記載内容変更のみとする。
    • 記録保持に向けたクラウドの状況等について報告あり。役割別のフォルダとし、責任者(担当理事)以外は、読み取りはできるものの、書き込みはできない形にする。なお名簿関係フォルダについては、名簿担当理事以外のアクセスを禁じる設定とする。
    • HPのメンテナンスを委託している業者より、価格改定の依頼があったことについて報告あり。変更が増えてきたので、月11件目からは追加費用を請求する形にしたいとの申し入れ。運営により月間処理量の平準化を前提に、受諾することを決定。
    • 同窓生から自分の出身中学のHPに辛夷会のHPの仕組みをそのまま移管したいとの申し入れあり。特段異論はないものの、現行の辛夷会HPの知的所有権の帰属が明確でないことから、その確認も含め、同窓生の弁護士にも相談等し、別途結論を出す。
  5. 名簿関連
    • 名簿を巡る諸課題について、問題提起あり。
    • 現状の辛夷会のIDによる名簿システムについては、検索機能が充実している等、非常に優れているが、データの鮮度や登録状況等、まだまだ課題も多く、データの魅力度を高めるためにも、登録や更新を会員に働きかけていくべきとの認識を共有。
    • 既に平成16年頃から高校で学級名簿を発行していないこともあり、若い会員には名簿不要論もある。若い会員に意見を聞くべきだとの議論あり。
    • 一方で、名簿の発行の是非については、辛夷会規約の目的に「名簿の発行」が明記されていること、以前の名簿発行時も相応の規模(約1,000名)で申し込みがあり一定のニーズがあること、幹事会でも名簿発行を今年度の活動内容として報告していること等から、発行取りやめは時期尚早との意見あり。
    • 今回は、理事間で今後の名簿の要否を議論。会則に事業として名簿発行が規定されており、今年度は予算計上し、幹事会の承認も得ていることから、今年度は名簿を発行。
    • なお、会報誌発行の際、会員情報を確認する内容を印刷する必要性を確認。また、名簿代を支払う(コンビニ振込用紙および銀行振込)にあたり、名簿の申し込みが可能となるような体裁を考慮する必要が確認された(口座振替についても同様)。
  6. 会報関連
    • 特段の進捗状況の報告なし。辛夷祭のイベントとの連携や、特集記事等、内容面での検討を広報担当理事とサポーターを中心に今後推進していく。
    • 名簿発行を決定したため、名簿登録内容変更申請はがきの同封を準備することを決定。
    • また前記のとおり、口座振替を導入するものの、従来との継続性に配慮して、コンビニ納付を継続することも決定。
  7. その他
    • 「タイ・学芸附属の会」の活動支援担当として3名がサポーターとなった。
    • 会員活動支援費は、予算に対する申請はまだ少ないため、現状、予算オーバーとなる懸念なし。
    • 医療の会に加え、弁護士、ジャーナリストについても若手との交流会を企画。秋口に附高の会議室で開催することを検討中。
    • 「辛夷会」への改名に伴う新しいロゴについては、次回検討。

次回の定例理事会は、2017年10月14日(土) 15:00から附高共同研究室にて開催予定。

書記 / 鈴木

2017年12月 記

辛夷会(東京学芸大学附属高等学校同窓会)
2017年度7月定例理事会議事録(抄)

日時 : 2017年7月8日(土) 14:00 ~ 16:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 武田・阿部・小笠原・桑木・衛藤・杉山・長谷川・浅香・小野・鈴木

【議題】

  1. 会費納入の促進について(口座振替検討状況、口座名義変更についてなど)
    • 口座振替の導入については、アウトソーシングを活用して導入を実現。加えて、①年会費に移行 ②附高未来基金の寄付をマッチングし導入(泰山会側との話し合いを前提) ③「永久会員」(終身会員)を導入 ④PayPalを導入 ⑤57期を対象としたReunionセレモニーを高校にて実施、を決定。
    • ⑤については、10/21を候補日として準備を進める。②については、未来基金の使途の透明化等の対応を含め泰山会と協議。会費既納付者が不利にならない措置については残課題として継続検討。他の対応は今後継続検討。
    • 口座名義変更について、新会長の名義とすることとした上で、従前の口座代表名義でも問題なく振込ができる措置を施す。
  2. 今年度総会について
    • 合計で304名が集まり、盛況だった。
  3. 辛夷祭「ふれあいの部屋」について
    • 実施場所については、昨年と同じ部屋を確保。恩師の参加については、木下先生の内諾あり。61期への応援依頼はこれから。
    • グッズもほぼ決定(新規に作成するのはストラップ、缶マグネット、クリアファイル)。
    • ネットワーク情報は14件寄せられているが、もう少し集まる見込み。
    • タイとのテレビ電話の企画も具体化すべく検討中。
    • 飲み物配付に例年体力がかなりかかっているため、保温ポットとクーラーボックスを購入し、原則セルフサービスとする提案があり、辛夷祭の予算の範囲で対応。
  4. 理事会運営について
    • 記録保持に向け、クラウドに理事会等の会議資料を順次保管することを決定。利用方法説明動画を作成し、それに従って各理事が登録やアップロードを行う。
    • 辛夷会HP変更案について、当面ロゴは変えないが、直せるところから直す。メニューをわかりやすく変更する等決定。
  5. その他
    • 「辛夷会」名称についての疑義メールについて、メール発信者が同窓会員であることの確認が取れない以上、同窓会としての正式な回答はできない、ということを伝える。
    • ただし、他団体との誤認防止のため、当校名を補うなどして、辛夷会が当校の卒業生の同窓会であることがわかるような表記を工夫。

【配付資料】
資料1 辛夷会(学大附高同窓会)会費収入増強 企画書
資料2 辛夷会 会費納入口座名義変更関連資料
資料3 総会関係資料
資料4 辛夷会 記録保管に向けたクラウドの状況
資料5 辛夷会 HP変更案

次回の定例理事会は、2017年9月2日(土) 16:00から附高共同研究室にて開催予定。

書記 / 鈴木

2017年12月 記

辛夷会(東京学芸大学附属高等学校同窓会)
2017年度6月定例理事会議事録(抄)

日時 : 2017年6月10日(土) 14:00 ~ 16:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 室城、武田、浅香、小笠原、阿部、長谷川、桑木、小野、杉山、衞藤、八丁地

【議題】

  1. 会費口座名義変更について
    • 会長が代わったので、名義変更が必要
      ⇒まずは、会長と担当理事が銀行で手続きを聞く
  2. 総会について

    (1)参加者想定

    1期15人、11期40人弱、21期70人、 31期 不明(同期会は130人)
    41期48人 51期 不明 61期48?
    計180人弱(130+新入会員 48)

    (2)総会準備・進行

    • 61期の手伝い:16人
    • 要名簿作成:招待者(来賓と辛夷会名称発案者)と卒業期のみ
    • 受付の区分
    • 会費納入受付(年会費未納者が確認・支払いを行う)未納者リストを持参
      受付の後方で、同窓会年会費支払いを呼びかけ
    • 受付案内紙、リボン徽章、筆記用具などは梱包し、会場への送付を事務局に依頼
    • 先生の写真撮影:担当サポーターに依頼
    • 会務報告については長谷川理事が内容を考え、海老澤さんがPPスライド作成
    • くす玉のタイミング:抽選時
    • 15人来賓の席次:校長と副校長は来賓テーブルの上座。来賓各席には名札。他のテーブルには「期」表示。受付には席次表
    • ご案内は担当サポーター+61期。受付で記名、席次表⇒写真を撮る⇒席に案内し会報記載の一筆を依頼

    (3)総会資料・チラシに入れるべき項目

    • 当日総会のスナップ写真の入手方法など
    • 新規事業関連アンケート用紙配布・回収(今後の活動の参考に)

    (4)景品

    • 品はかさばる・重いものはパワポで写真をみせ、宅急便で当選者に送る。
      本人には、目録贈呈
  3. ふれあいの部屋
    • 総会プログラム用原稿は理事会メールで確認済
  4. 理事会運営
    • クラウドの状況報告
  5. 事務局の作業内容確認。
    • 同窓会あて郵便物の取り扱いについて
  6. 名簿担当理事からの依頼 ⇒HP担当理事が対処予定

書記 /八丁地

2017年6月 記

辛夷会(東京学芸大学附属高等学校同窓会)
2017年度5月定例理事会議事録(抄)

日時 : 2017年5月13日(土) 14:00 ~ 16:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 武田・阿部・小笠原・桑木・衛藤・杉山・長谷川・室城・浅香・小野・鈴木

議事に先立ち、今回が就任後初の理事会となる武田新会長より挨拶あり。

【議題】

  1. 会費納入の促進
    • 幹事会等で出された会費納入の促進策に関する意見を確認。会費収入増強策の検討状況報告を踏まえ、強化策の提案について検討。
    • コンビニ収納方式に加えて口座振替を導入することについて、今年度から導入する方向で検討。但し、2017-19年度分を払込済の会員と未払の会員の公平確保のため、昨年納入済で今年口座振替の申し込みをした会員は、2020年の会費1年分免除という案が示され、これを軸に検討する。
    • 会員のステータスについて、メリットの付与、カード交付については、メリットとカード交付等の事務負担を考慮し、継続検討。年会費制に移行、都度収納(振込)会員を年2,000円、口座振替会員を年1,500円とすることについては異論なし(金額については口座振替導入時に改めて意思決定予定)。
    • 永久会員の導入と、卒業後6年目からの会費徴収を原則口座振替とすることについて、異論はなかったものの、次回以降検討。
  2. 今年度総会について
    • 周年期のうち、既に11期と31期については、コアメンバーへの声掛けはできているため、21期、41期、51期について中心メンバーへの声掛けを理事が協力して行う。
    • 附属タイの会にも例年どおり声掛けする。
    • 景品については、各賞の予算について昨年の実績を各理事に展開の上、アイデアを出し合い取り纏める。
    • 総会での同窓会費の徴収は、従前同様に実施する。
    • サポーター等、当日運営側で実際に手伝っていただく方々への総会会費の減免については、理事側から依頼して手伝ってもらう人は免除とする。
    • なお、同窓会名が「辛夷会」に決定したことを総会にて発表するが、その際には、くす玉やクラッカー等、提示の画面によるものも含め、演出を工夫する。
  3. 辛夷祭「ふれあいの部屋」について
    • 本理事会に先立ち、辛夷祭「ふれあいの部屋」準備委員会の会合を開催し、今年度のテーマを「ネットワーキング」に決定した旨報告あり(正式呼称は未定)。
    • 同窓会としての様々なネットワーク組織(地域別や業種別)を紹介し、同窓会によるネットワークの存在を広く知ってもらう場とすることで、会員や高校生にとっての同窓会の価値を高めていくことが狙い(但し同窓会として公認等を行うものではない)。
    • 会報誌で紹介されたネットワークについても、現在の状況を確認しつつ紹介。ネットワーク連絡担当窓口と連絡先等は最低限明確にし、最近の活動状況の写真を添付する。
    • 部活のOB/OG会についても、活発な活動をしているところについては紹介。附属タイの会にも声掛け。地域別については、海外のネットワーク組織も紹介。
    • 恩師ご招待やグッズ販売も例年同様に実施。昨年好評だった顔出しパネルも展示。
    • グッズ売上げ寄付について、同窓会の存在価値を知ってもらうために学校への寄付を明示的にアピールする必要との意見あり、現物での寄付(「辛夷会寄贈」と明記)等のアイデアが出された。
  4. 理事会関連
    • 理事会議題、議事録、配付資料は、原則クラウドにて保管していく。HP担当理事がアーカイブ係としてフォルダの整備を行い、各理事はそのフォルダに作成資料をアップロードする。今後、書記は議事録に配付された資料名を付記し、HP担当理事がアップされるべき資料がきちんとアップされているかどうかチェックする。
  5. その他
    • 同窓会名刺の作成の必要性と経費負担について確認。原則として従前のデザインは踏襲しつつ、理事活動を行う上で必要であれば、同窓会の経費負担にて名刺を発行することを決定。
    • 今後の会則改正作業の進め方について、会則改正経緯、今後の会則改正等要検討項目について説明。
    • 代表幹事の実質化については、毎年の総会において周年期に依頼していく方法で実施。
    • 改正案検討の進め方については、原案を作成し、各理事に提示して議論を深めていく。
    • HP関連に関し、前回以降の更新内容について報告あり。名称が「辛夷会」となったため、HP全般に亘り変更が必要だが、反映に時間が掛かる見込みのため、HPに予め変更予告をしておき、別途整備する。
    • 新規事業について、進め方について報告あり。

【配付資料】
資料1 会費収入増強策の検討について(鈴木理事)
資料2 会則関連資料(室城理事)

次回の定例理事会は、2017年6月10日(土) 16:00から附高共同研究室にて開催予定。

書記 / 鈴木

2017年5月 記

東京学芸大学附属高等学校同窓会
2017年度幹事会 議事録(抄)

日時 : 2017年4月15日(土) 14:00~16:00
場所 : 附属高校共同研究室
出席 : 理事:(野口)・武田・(高柳*)・(橘)・阿部・桑木・杉山・八丁地・長谷川・(海老澤)・高間・(中瀬*)・室城・浅香・小野・濱田・鈴木(括弧は今次退任理事。*は幹事としても出席)
会計監査:岩橋
幹事:矢澤(8)、青木(9)、今泉(11)、長谷川(13)、仲田(20)、井波(22)、今関(23)、杉本、筆谷(29)、有村(30)、土屋(33)、真島(35)、辻(41)、沼田(52)、中川(53)、朝日(58)、小野、東野、仲條、中原、東谷、福岡、丸岡、矢田、横山、吉田、吉武、良永(61):計28名(退任理事2名を除く)
オブザーバー:友常(34)

【議題】

  1. 会長挨拶/理事・役員紹介/補充幹事の任命/幹事紹介・オブザーバー出席者紹介
    • 役員の改選(幹事会承認事項)
    • 今回を以て野口会長が退任となるため、その後任として武田副会長、会計監査は引き続き岩橋氏を再任という案の説明と両名の略歴紹介。
    • 役員改選の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
    • 両名より挨拶。合わせて理事の退任、新任に伴う新体制案について説明(新会長による承認手続きを経て改めて案内予定)。
    • 退任役員を代表して野口会長より挨拶、各新任理事より挨拶あり。
  2. 2016年度決算案及び2017年度予算案の承認(幹事会承認事項)
    • 配付資料に沿い昨年度の決算案について説明、会費の納付が3年に一度行われるため、2016年度決算においては、3年間の納付初年度のため会費収入が例年より多い971万円となったこと等を説明。
    • 岩橋会計監査より、決算結果は適切と認められた旨の説明あり。
    • 2017年度予算案について説明。2017年度については、会費納付2年目となるため、過去実績も踏まえて納付額を見積もっていること、名簿の制作を計上していること等を説明。
    • 2016年度決算、2017年度予算の採決を行い、決算案、予算案とも幹事全員が賛成、承認された。
  3. 入会金の改定および2017年度予算案の修正(幹事会承認事項)
    • 同窓会の入会金改定案について説明。現行10,000円となっている会費について、同窓会の財政状況や40年間の据置期間等を踏まえ、15,000円に引き上げることを提案。これにより年間約170万円、3年間で500万円の収支改善が見込まれる。既に学校側には説明し理解を得ている点についても言及。
    • 入会金改定の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
    • これに伴い来年度予算における入会金収入が171万円増加することが見込まれることから、予算案において関連する金額の修正を行い、再度2017年度予算の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
  4. 同窓会名称発表・会則改正の承認(幹事会承認事項)
    • 昨年幹事会にて了承の後、60周年記念行事として昨年度理事会を中心に検討・推進してきた同窓会の新名称について、名称案・オンライン投票結果について説明。新名称を最も得票の多かった「辛夷会」とすることを提案。また新名称を反映した会則改定案が示された。
    • 同窓会の新名称を「辛夷会」とすること、これに伴う会則改正の採決を行い、幹事全員が賛成、承認された。
  5. 活動報告および活動予定
    • 配付資料に基づき2016年度業務・活動報告がなされた。
    • 今年度の活動予定について、同窓会総会、懇親会パーティについて説明があり、合わせて61期幹事に当日ボランティア20名程度の募集依頼がなされた。また、辛夷祭における「同窓会ふれあいの部屋」の取り組みについて説明があり、実行委員会の活動予定日、同委員会への参加の呼び掛け、ならびに辛夷祭当日の61期のサポート参加依頼があった。その他、会員活動支援費に関する件、同窓会ネットワーク強化に向けた新規事業(職業・就職に関する就業前の同窓生と社会人同窓生の会合、異業種交流会、同じ趣味を持つ同窓生の活動(同好会)等)、名簿の発行等についての説明があった。
  6. その他
    • 会費納入促進を中心にフリーディスカッションを実施。理事側より同窓会費納入者数の推移と納入率について計数を示し、幹事の意見を募った。主な意見・質問は次の通り(抜粋)。

      納入実績が低迷している30期後半から40期代にどう浸透させるかが課題。

      毎年の納付としてはどうか。例えば年間2,000円⇒十分検討価値があると考えられる。但し現行のやり方で毎年納付する場合には、同窓会側の費用、会員の手間いずれも増えることとなる。3年分納付していた人が、毎年納付に変更後、途中年度で納付を失念すると減収になってしまうという可能性も含め、現行の方法だと課題も多いため、口座振替の導入等、納付方法の変更と合わせて検討していきたい。

      幹事と理事とで同窓会財政に関する切迫感を共有して、メール等を使ってその切迫感を会員に呼びかけたり、Face to Faceで納付を依頼したりして、会員のみなさんに理解してもらう活動を続けることが必要。その際には、3年分だとポケットマネーで払える額を超えているので、1年分でも支払えるようにする、あるいは逆に10年や20年の会費を一括で支払えるようにするという手もある。

      本人が自分の納付状況を把握できていないという問題がある。何らかの形で把握できるようにすべき⇒納付状況の確認は間もなくHPでできるようになる予定であり、近日中に当該機能のリリースを予定している。

      メルマガ等を使って同窓会が取り組んでいる事項について、もっと発信した方がいいのではないか。

      若者の立場から言えば、発信はSNSでやったほうが効果的。因みに61期ではTwitterが比較的普及している⇒Twitter、Facebook、LINE等、SNSの活用は理事会としても考えていく。

      高校生に対して、招来の就業に関する相談に乗ってあげる等により、同窓会の意義を若い人が感じてくれて、会費を納めるインセンティブが高まるのではないか。これからの人たちにアピールするためにも現役高校生との繋がりを考えるべき⇒まずは同窓会内でのネットワークづくりからスタートし、その後で現役高校生について検討する。

      この場で出された意見を踏まえ、理事会で具体的な対応策を検討していくこととした。

以上にて閉会となり、61期の代表幹事を決定し、幹事、理事、サポーター、事務局のメンバーによる懇親会を開催。

書記 / 鈴木